Effizienzsteigerung in der Fertigung durch intelligenten Datenaustausch

Seit Jahrzehnten tragen ERP-Systeme in der Fertigungsindustrie maßgeblich zur Optimierung interner Unternehmensprozesse bei. Durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) lässt sich der Datenaustausch zwischen diesen Systemen weiterentwickeln, wodurch die Effizienz signifikant gesteigert werden kann.

Besonders beim Austausch von Belegen wie Bestellungen, Rechnungen und Bestelländerungen eröffnen sich hier Potenziale, da die Anbindung neuer Geschäftspartner und die tägliche Kommunikation über diese Belegdaten heute noch einen erheblichen internen Ressourcenaufwand erfordern. Angesichts des wachsenden Datenvolumens in prosperierenden Unternehmen wird diese Herausforderung künftig immer mehr an Bedeutung gewinnen.

Electronic Data Interchange (EDI) gilt bis heute als Standard der Datenübertragung zwischen Unternehmen. Bei einer stetig wachsenden Anzahl von Handelspartnern und dem damit verbundenen steigenden Belegvolumen steht dieser Ansatz und mit ihm die gesamte Belegverarbeitung jedoch vor enormen Herausforderungen:

Im Hinblick auf die technische Kompatibilität verwenden ERP-Systeme und EDI-Lösungen oft unterschiedliche Datenformate und Kommunikationsprotokolle (z. B. cXML, EDIFACT). Die Übersetzung und Abbildung der Daten (Mapping) erfordert spezialisierte Middleware oder Konverter.

EDI basiert in erster Linie auf gewissen Standards. Viele Geschäftspartner haben jedoch eher individuelle Anforderungen an Datenformate oder -inhalte. Die eingeschränkte Flexibilität der Standards erlaubt es häufig jedoch nicht, individuelle Anforderungen von Handelspartnern zu berücksichtigen. Als Konsequenz daraus entstehen starre Prozesse, die nur schwer an dynamische Marktveränderungen angepasst werden können.

Die manuelle Nachbearbeitung bildet außerdem einen erheblichen Schwachpunkt. Ungefähr 85 % der im Belegaustausch übertragenen Datensätze erfordern Eingriffe, sei es zur Fehlerkorrektur oder zur Anpassung an spezifische Vorgaben. Dies ist zeitaufwändig und fehleranfällig.

Auch im Hinblick auf die Integration von Partnern zeigen sich Grenzen auf. Unternehmen arbeiten oft mit einer Vielzahl von Geschäftspartnern, die unterschiedliche EDI-Systeme und Anforderungen haben. Die Anbindung dieser Partner ist ressourcenintensiv und erfordert kontinuierliche Abstimmung.

Technologien wie OCR (Optical Character Recognition), IDP (Intelligent Document Processing) und RPA (Robotic Process Automation) stellen zwar wertvolle Werkzeuge zur Effizienzsteigerung und Automatisierung dar, sie scheitern jedoch oftmals daran, eine ganzheitliche Lösung für die Herausforderungen der ERP -Integration bereitzustellen:

• OCR kann beispielsweise weder die Korrektur fehlerhafter Daten noch deren weiterführende automatisierte Verarbeitung sicherstellen.
• IDP-basierte Systeme kämpfen mit der Komplexität unstrukturierter Daten und bieten kaum Unterstützung für die prozessorientierte Verarbeitung, was ihre Anwendbarkeit auf ganzheitliche Geschäftsprozesse einschränkt.
• RPA hingegen fehlt es an Entscheidungslogik und Flexibilität; diese Systeme sind lediglich auf vorgegebene, starre Abläufe ausgelegt und erfordern häufige Anpassungen, um mit dynamischen Geschäftsanforderungen Schritt zu halten.

Diese inhärenten Grenzen führen dazu, dass Unternehmen zwar punktuelle Effizienzgewinne erzielen, jedoch nicht die durchgängige Integration und Optimierung ihrer Datenflüsse erreichen, die für den nachhaltigen Erfolg in einer vernetzten Wirtschaft erforderlich ist.

Mit Hinblick auf die aktuellen Herausforderungen im elektronischen Datenaustausch ist eine ganzheitliche Lösung zwingend erforderlich. Intelligente, flexible und leicht integrierbare Lösungen bieten das Potenzial, bestehende Schwächen zu überwinden und EDI-Prozesse nachhaltig zu optimieren. Intelligent Data Interchange (IDI) ermöglicht diesen fortschrittlichen Datenaustausch.

Durch die Integration von KI und Maschinellem Lernen (ML) werden Daten nicht nur übertragen, sondern gleichzeitig auch analysiert, angereichert und kontextualisiert. Das Ziel ist nicht der Einsatz isolierter KI-Assistenten, sondern die Entwicklung intelligenter, integrierbarer Lösungen, die langfristig Autonomie ermöglichen.

Der Automatisierungsgrad bildet hier das Abgrenzungskriterium zwischen EDI und IDI (siehe Abbildung unten). IDI ermöglicht eine Steigerung des Automatisierungsgrads der Prozesse auf ein hochautomatisiertes bis autonomes Level. IDI-Technologien schaffen Transparenz, minimieren Kommunikationslücken und reduzieren den manuellen Aufwand auf das Wesentliche. Auf diese Weise entsteht eine vollautomatische, dynamische, selbstlernende Lösung, die Datenqualität und Effizienz gleichermaßen steigert. Dies schafft die Grundlage für zukunftsfähige Geschäftsprozesse.

IDI-basierte Technologien bieten Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen. Die KI-gestützte Cloud-Lösung dara ermöglicht es beispielsweise, den Belegaustausch nicht nur effizienter zu gestalten, sondern auch skalierbar zu optimieren. Sie arbeitet zwischen den ERP-Systemen und ist daher mit sämtlichen gängigen Lösungen kompatibel.

Einen zentralen Aspekt dabei bildet die automatische Datenvalidierung, bei der fehlerhafte oder unvollständige Datensätze automatisch erkannt, korrigiert und ergänzt werden. Als selbstlernendes System verbessert sich dara kontinuierlich durch integrierte Feedback-Mechanismen. Manuelle Eingriffe sind nur selten erforderlich, da das System proaktiv kritische Momente für menschliches Eingreifen erkennt und Werte sowie Wahrscheinlichkeitsindikatoren vorschlägt. Mit jeder Feedback-Schleife steigt der Automatisierungsgrad, und dara optimiert seine selbständigen Entscheidungsfähigkeiten. Dadurch werden Fehler reduziert, die Datenqualität maßgeblich gesteigert und eine kontinuierliche Anpassungsfähigkeit gesichert.

Durch eine flexible Format- und Schnittstellenintegration können sowohl Daten aus unstrukturierten Dokumenten (z.B. PDF) als auch Daten aus strukturierten Formaten (z.B. cXML, EDIFACT) automatisiert verarbeitet werden. dara ist in der Lage, flexible Datenstrukturen zu erkennen und in Echtzeit kontextabhängig anzupassen.

Die Integration neuer Geschäftspartner oder Plattformen ist häufig mit hohem Aufwand verbunden.  dara ermöglicht ein schnelles und einfaches Onboarding neuer Geschäftspartner sowie eine effiziente Verwaltung bestehender Geschäftsbeziehungen. Aufwändige, ressourcenintensive Integrationsprojekte gehören der Vergangenheit an. Stattdessen erfolgt die passive Anbindung im Plug-and-Play-Verfahren.

Die Zukunft des vernetzten Arbeitens liegt in der Automatisierung. Unternehmen, die diesen Wandel aktiv vorantreiben, sichern sich nicht nur entscheidende Wettbewerbsvorteile, sondern werden zu Pionieren einer intelligenten Wirtschaft. Hier sind Daten nicht nur Mittel zum Zweck, sondern werden zu strategischem Wissen. Die vollständige Automatisierung und Digitalisierung von Unternehmensprozessen ist daher nicht nur ein technologischer Fortschritt – sie ist eine Investition in die Zukunftsfähigkeit und Autonomie moderner Unternehmen.